Varðveisla persónuupplýsinga og afhending til þriðja aðila

Þar sem MH er afhendingarskyldur aðili, sbr. lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn, er skólanum óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið laganna nema með heimild þjóðskjalavarðar. Þær persónuupplýsingar sem skólinn vinnur með verða því afhentar Þjóðskjalasafni þegar þær hafa náð 30 ára aldri nema að grisjunar- eða lagaheimild liggi fyrir eyðingu þeirra. Skólinn mun sækja um að skila skjölum rafrænt í framtíðinni en ekki er komið að því enn.

Persónuupplýsingar sem MH vinnur með eru varðveittar í nokkrum tölvukerfum og í pappírsskjalasafni. Aðgengi að upplýsingum er stýrt og enginn á að hafa aðgang að persónuupplýsingum annarra nema hafa til þess heimild. Heimildir eru bundnar við þá einstaklinga sem starfs síns vegna þurfa að hafa aðgang að upplýsingunum. Ekki hafa allir sama aðgang að upplýsingum heldur einungis þann sem nauðsynlegur er til að geta veitt nemendum viðeigandi þjónustu. Öryggisráðstafanir hafa verið gerðar til að hindra að persónuupplýsingar glatist, verði birtar eða veittur aðgangur að þeim í leyfisleysi. Starfsfólk og samstarfsaðilar MH eru bundnir trúnaði.

MH er í samstarfi við Advania sem hýsir INNU, námsumhverfi framhaldsskólanna, í öruggu og vottuðu umhverfi hjá Advania, sjá persónuverndarstefnu Advania og persónuverndarstefnu Innu. Aðgangi að INNU er stýrt og aðgangsheimild bundin við þá einstaklinga sem þurfa aðgang að upplýsingum um nemendur starfs síns vegna. Nemendur hafa aðgang að eigin upplýsingum í Innu. Nemendur geta sent Strætó bs. rafræna staðfestingu á skólavist í gegnum Innu í því skyni að njóta afsláttarkjara hjá Strætó.

Rafræna skjalastjórnarkerfið GoPro varðveitir skjöl sem varða starfsemi skólans, önnur en þau sem vistuð eru í Innu. Sum þessara skjala innihalda persónuupplýsingar nemenda. Hugvit ábyrgist öruggt og vottað umhverfi GoPro. Aðgangi að GoPro er stýrt. Þeir sem vinna í GoPro eru stjórnendur, fjármálastjóri, skjalastjórar, deildarstjóri fjölnámsbrautar, IB-stallari, náms- og starfsráðgjafar, sálfræðingur og netstjóri. Skólinn setur reglur um að notendur stýri aðgangi að viðkvæmum persónuupplýsingum sem vistaðar eru í kerfinu.

Fjármálaráðuneytið hefur gert samning fyrir hönd skólastofnana, þ.á.m. MH, við Microsoft um leyfi fyrir Microsoft Office 365. Skýjageiri Microsoft sem tilheyrir MH var fluttur í Menntaskýið í febrúar 2022. Menntaský er verkefni sem rekið er af Fjársýslu ríkisins og Háskóli Íslands sér um þjónustu fyrir notendur þess. Allir nemendur skólans fá aðgang að gagnasvæði í Office 365 og þar eru gögn þeirra hýst. Aðgangi að Office 365 er stýrt.

MH hefur gert samning við fyrirtækið Örugg afritun um afritun allra gagna sem tilheyra notendum tölvukerfis MH. Fyrirtækið dulkóðar gögnin áður en þau eru flutt og hefur ekki aðgang að þeim.

Landskerfi bókasafna á og rekur bókasafnskerfið Gegni sem notað er á bókasafni skólans. Starfsmenn bókasafns hafa aðgang að Gegni, aðgangi er stýrt.

Nemendafélag MH er í samstarfi við SalesCloud ehf. um miðasölu á viðburði og útgáfu nemendafélagsskírteina.

Pappírsskjalasafn skólans er geymt í læstum skjalageymslum og í læstum skjalaskápum. Aðgangi er stýrt.

Afhending persónuupplýsinga til þriðja aðila
MH afhendir ekki þriðja aðila persónuupplýsingar nema skólanum beri lagaleg skylda til þess, einstaklingur hafi sérstaklega óskað eftir því eða gefið óyggjandi samþykki fyrir því. Slíkt samþykki er hægt að afturkalla en þó ekki afturvirkt.