Varðveisla persónuupplýsinga

Þar sem MH er afhendingarskyldur aðili, sbr. lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er skólanum óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið laganna nema með heimild þjóðskjalavarðar. Þær persónuupplýsingar sem skólinn vinnur með verða því afhentar Þjóðskjalasafni þegar þær hafa náð 30 ára aldri. Skólinn mun sækja um að skila skjölum rafrænt í framtíðinni en ekki er komið að því enn.

Persónuupplýsingar sem MH vinnur með eru varðveittar í nokkrum tölvukerfum og í pappírsskjalasafni.

MH er í samstarfi við Advania sem hýsir INNU, námsumhverfi framhaldsskólanna, í öruggu og vottuðu umhverfi hjá Advania, sjá persónuverndarstefnu Advania. Aðgangi að INNU er stýrt og aðgangsheimild bundin við þá einstaklinga sem þurfa aðgang að upplýsingum um nemendur starfs síns vegna. Hér má nefna rektor og aðra stjórnendur, náms- og starfsráðgjafa,  kennara, sálfræðing og starfsmenn skrifstofu. Þessir einstaklingar hafa ekki allir sama aðgang að upplýsingum heldur einungis þann sem nauðsynlegur er til að geta veitt nemendum viðeigandi þjónustu.

MH er ríkisstofnun og nýtir því Orra, fjárhags- og mannauðskerfi ríkisins til utanumhalds en
Advania sér um rekstur kerfisins fyrir Fjársýslu ríkisins. Allir kerfishlutar eru aðgangsstýrðir
í öruggu og vottuðu umhverfi.

Rafræna skjalastjórnarkerfið GoPro varðveitir skjöl sem varða starfsemi skólans, önnur en þau sem vistuð eru í Innu. Sum þessara skjala innihalda persónuupplýsingar nemenda, kennara og viðskiptavina. Hugvit ábyrgist öruggt og vottað umhverfi GoPro. Aðgangi að GoPro er stýrt með lykilorðum. Þeir sem vinna í GoPro eru stjórnendur, fjármálastjóri, skjalastjórar, netstjóri, náms- og starfsráðgjafar, sálfræðingur og fulltrúi á skrifstofu. Notendur bera ábyrgð á að stýra aðgangi að viðkvæmum persónuupplýsingum sem vistaðar eru í kerfinu.

Fjármálaráðuneytið hefur gert samning fyrir hönd skólastofnana, þ.á.m. MH, við Microsoft um leyfi fyrir Microsoft Office 365. Allir starfsmenn skólans fá úthlutað gagnasvæði í Office 365 og þar eru gögn þeirra hýst. Aðgangi að Office 365 er stýrt með lykilorðum.

MH hefur gert samning við fyrirtækið Örugg afritun um afritun allra gagna sem tilheyra notendum tölvukerfis MH. Fyrirtækið dulkóðar gögnin áður en þau eru flutt og hefur ekki aðgang að þeim.

Landskerfi bókasafna á og rekur bókasafnskerfið Gegni sem notað er á bókasafni skólans. Starfsmenn bókasafns hafa aðgang að Gegni, aðgangi er stýrt með lykilorðum.

Pappírsskjalasafn skólans er geymt í læstum skjalageymslum og í læstum skjalaskápum.

Síðast uppfært: 11. október 2019